Perfezionare i processi può essere spesso uno dei modi migliori per aumentare la produttività complessiva nella tua azienda. Nel caso di una qualsiasi azienda, la produttività dovrebbe essere incentrata sull’aumento del fatturato rendendo più efficiente il modo di procedere.

Tuttavia, migliorare un processo non è sempre facile. Anzi, è spesso piuttosto difficile. Per fortuna ci sono tante metodologie là fuori che possono aiutare. Oggi ne tratteremo una in particolare: il Kanban.

Il Kanban è stato originariamente sviluppato da Taiichi Ohno, un ingegnere presso la Toyota. Sebbene originariamente sia stato utilizzato per migliorare l’efficienza di produzione della società, il Kanban è stato da allora usato in diverse situazioni, dallo sviluppo di software alla produttività personale. Questa flessibilità è uno dei maggiori punti di forza del metodo. Essenzialmente, il Kanban ha in realtà solo due principi fondamentali:

  • Visualizzare il flusso: La cosa fondamentale di un flusso Kanban è che è molto visibile. Utilizzando una lavagna (sia fisica che digitale), è possibile vedere a colpo d’occhio lo stato di ogni attività o prodotto. Una lavagna Kanban utilizza colonne per rappresentare ogni fase di un determinato flusso, e cartellini per rappresentare le attività o le cose che occorre fare. Questo rende molto facile capire cosa deve essere fatto in seguito, o dove potrebbero accumularsi i cartellini (cioè dove potrebbero esserci alcuni problemi).
  • Limitare il Work-in-Progress (WIP): Sebbene il multitasking sembri essere più efficiente, in realtà sta dimostrando di essere proprio il contrario. Il Kanban cerca di limitare il numero di cose su cui si lavora contemporaneamente, sia per visualizzare meglio il lavoro, sia per assicurarsi inoltre che i compiti siano completati nel miglior modo possibile.
Young computer programmers are discussing a technical design
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Useremo una lavagna Kanban per migliorare un processo. Per fare ciò, pensa ad un processo nella tua azienda e annota le fasi che comporta. Per esempio, se sei nell’e-Commerce, il processo di completamento di un ordine potrebbe somigliare a questo:

  1. Rivedere l’ordine sulla piattaforma e-Commerce (come PrestaShop o WooCommerce)
  2. Concentrare i prodotti dell’ordine
  3. Impacchettare gli articoli
  4. Stampare le etichette
  5. Programmare il ritiro o portare il pacco all’ufficio postale
  6. Tracciare il pacco in transito
  7. Assicurarsi che sia stato consegnato

Naturalmente, ciascuna di queste sette fasi potrebbe coinvolgere molte fasi più piccole, ma per mantenere le cose semplici ci atterremo a ciò, per adesso. Ognuna di queste fasi sarà una colonna nella tua lavagna Kanban. Ogni ordine corrisponderà ad un cartellino diverso. Ogni volta che ricevi un ordine, dovresti creare un nuovo cartellino e metterlo nella prima colonna. Sentiti libero di includere la quantità di informazioni che desideri sul cartellino —la cosa più importante è che tu sappia cosa rappresenta. Ma in generale si consiglia di includere cose come il numero d’ordine, la data dell’ordine, il nome del cliente e l’indirizzo.

Appena ricevi un ordine, crea un suo cartellino con le informazioni descritte sopra. Quando sei pronto per iniziare a lavorare sull’ordine, sposta il cartellino nella seconda colonna. Una volta che hai concentrato tutti gli oggetti dell’ordine e sei pronto per impacchettarli, sposta il cartellino nella terza colonna. Appena gli oggetti sono stati impacchettati e sei pronto per stampare le etichette, sposta il cartellino nella quarta colonna, e così via. Ciò non significa che devi completare tutte le fasi per un unico pacco prima di passare a quello successivo. Magari preferisci riunire gli oggetti per tutti gli ordini e poi impacchettarli tutti insieme. Segui qualsiasi processo credi sia meglio per te, ma ricorda solamente di spostare ogni cartellino d’ordine nella colonna adatta man mano che attraversa le fasi.

In generale, dovresti lavorare sugli oggetti presenti sulla tua lavagna Kanban in base alla priorità. Gli oggetti più vicini alla parte superiore di una colonna dovrebbero essere considerati di maggiore priorità. Tuttavia, nel nostro esempio di un flusso di spedizione, è improbabile che ci siano ordini più importanti di altri. Invece, puoi utilizzare lo spazio verticale di ogni colonna per rappresentare il tempo. Quindi, gli ordini più vicini alla cima della colonna (o alla base, secondo ciò che ha senso per te) possono essere considerati “più vecchi”, il che significa che si sono mossi prima verso quello stato. In generale si consiglia di occuparsi prima di questi, così da non lasciare aspettare i clienti!

 

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Col tempo inizierai ad avere un migliore senso del flusso del processo. Poiché adoperare una lavagna Kanban è talmente visivo, dovrebbe essere facile notare il punto in cui i cartellini si stanno forse accumulando. Questo può essere un segno che c’è qualcosa che non va in quella fase specifica del processo, o semplicemente che si tratta di una fase che richiede più tempo, qualunque sia la ragione. In entrambi i casi, è un chiaro segno che c’è un margine di miglioramento, e così facendo puoi davvero incrementare la tua azienda.

Per gli utenti più avanzati, potrebbe essere utile tenere traccia anche del tempo che i cartellini trascorrono in ogni colonna (o almeno la data in cui sono stati spostati nella colonna successiva). Questo può dare un’utile misura del “tempo di esecuzione” del processo. Il tempo di esecuzione corrisponde a quanto tempo impiega un cartellino per spostarsi attraverso l’intero processo. Nella maggior parte dei casi, un tempo di esecuzione inferiore è migliore. Diminuire il tuo tempo di esecuzione gradualmente nel tempo può essere un buon modo di misurare la tua produttività. In breve, un inferiore tempo di esecuzione significa che i clienti ricevono i loro ordini prima. Questo significa che saranno probabilmente più soddisfatti del tuo servizio e più propensi a comprare di nuovo da te.

Abbiamo già discusso di quanto possa essere flessibile una lavagna Kanban. Pertanto, sentiti libero di adattarla alle tue esigenze aggiungendo o rimuovendo fasi al processo. La tua lavagna può avere tutte le colonne che ritieni necessarie. Attenzione però, suddividere il processo troppe volte potrebbe significare spendere più tempo a muovere i cartellini in giro, piuttosto che soddisfare veramente gli ordini!

Ora che conosci abbastanza delle basi del Kanban, è il momento di creare la tua lavagna! Come abbiamo già detto, una possibilità è quella di avere una lavagna fisica ed utilizzare post it o foglietti per le note per i tuoi cartellini/ordini. In questo caso si consiglia un nastro o delle linee per separare le tue colonne. Ci sono anche molti strumenti online per aiutarti ad iniziare. Uno dei nostri preferiti è Trello, che consente di aggiungere funzionalità avanzate per ogni cartellino, come gli allegati, i commenti e le etichette. Altri strumenti leggermente più complessi includono Asana, KanbanFlow o Kanbanize. Oppure, se sei una piccola impresa che gestisce le proprie spedizioni, controlla Packlink PRO, che ha un flusso automatizzato simile al Kanban specificamente progettato per facilitare il processo di spedizione e di realizzazione.


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